CSVの意味?CSVの略?それよりもCSV利用の最大のメリットを、初心者に、現場で、熱く語れるようになろう!

久々、IT(情報テクノロジー)のお話しです。

 

パソコンでデータを活用するときに、非常に便利なファイルです。

パソコン(以下、PC)の中に保存されるファイルの一種です。

 

私も日々、仕事でお世話になっています。CSVファイルは現代の仕事の現場で、なくてはならないファイルです。

 

 

例えば、

 

郵便番号,住所,名前,住民税市区町村,入社年月日,生年月日

 

こんな感じで1行1行何行も作成されてるファイルです。

 

〒460-0987,愛知県名古屋市XXXXXXXXXX,名古屋市,2018/8/10,1965/6/1

〒482-0951,愛知県新城市XXXXXXXXXX,新城市,2018/1/1,1988/5/11

〒476-0167,愛知県江南市XXXXXXXXXX,名古屋市,2017/5/4,1970/12/14

  ・

  ・

  ・

 

この「,」で1行が区切られてて何行もあるファイルのことを

CSVファイルと属に呼びます。

women-1209678_640

決まった形式(フォーマット)で順序良くお行儀よく並んでいますよね。

こういうファイル、

 

「PCはヨダレが出るほど大好きなんです」

(^_-)-☆

 

 

CSVファイルの利用シーン

 

 

CSVファイルを利用できると、PC作業が便利で楽ちんになります!

 

CSVファイル利用背景

 

経理とか総務とかのバックオフィスでの事務作業の仕事でよく使われます。

CSVファイルで基礎データ(大事な会社独自のデータ)を作成する。

会計ソフトや給与ソフトにデータを取り込む(インポート)ことができます。

 

 

(。´・ω・)?

(。´・ω・)?

 

「直接、個々のPCで会計ソフトや給与ソフトに入力すれば?」

 

(# ゚Д゚)

(# ゚Д゚)

「会計ソフトや給与ソフトは高いんや!!」

「法律もよく変わるから年間サポート料も毎年何万も取られるんや!!」

「だから専用PC1台に1ソフトなんや!」

 

(。´・ω・)?

「それだと1人しか入力できないよ。作業が停滞しがちだよね。PCを占有しちゃうしね。」

「ネットワークLAN対応のソフトにすればいいんとちゃうの?そうすればみんなのPCでそれぞれ使えるやん?」

 

(# ゚Д゚)

「ネットワークLAN対応っていくらかかると思ってるねん!すぐ数十万円単位になるわ!」

「年間サポート料もハンパない!大企業じゃないんだぞ!」

 

 

CSVをインポートとエクスポートで!

 

会社は、コストやさまざまな事情で、融通のきかないところです。

 

社長から「何とかしろ!」と言われれば、リーマンは何とかしないといけません。

 

そのために知恵をしぼります。CSVファイルが助けになってくれます。

(^◇^)

 

一般的なマイクロソフトのオフィスソフト、

EXCEL(エクセル)とか

ACCESS(アクセス)とかで入力したものを、

会計ソフトや給与ソフトのフォーマットに合うように、

 

「CSVファイル形式で吐き出し(エクスポート)ます」

※たいていの給与ソフトや会計ソフトはインポートやエクスポートの機能は標準でついています。

 

「そのCSVファイルを、会計ソフトや給与ソフトが入ってる専用PCにデータを取り込みます。」

 

特に、給与ソフトの従業員データを何十人分、何百人分も、従業員1人づつなんて1件1件、入力したくありませんよね。

((+_+))

(´;ω;`)ウッ…

(´;ω;`)ウゥゥ

 

肩が痛くなって体調不良になりますよね。入力後のチェックもキツすぎます。

目の酷使も重労働です。

(>_<)

 

CSVファイルはそれを回避できます。

 

出勤簿データをそのままインポート(取り込み)できたりします。

 

注意
出勤簿データをCSVファイルに作成(変換)するソフトは自社開発するか、外部委託するかしないといけませんけどね。

ですがお金をかけるメリットはあります。給与事務は毎月のことで、銀行送金時期も決まってますので、作業時間も限られます。

それにさっきも言いましたが、重労働です。

 

「従業員の権利(社会保険、雇用保険、税金、有給休暇、残業手当)もかかわってきます」

 

会社としてもプレッシャーはハンパないです。

給与担当者はもっとプレッシャーに苛(さいな)まれます。

(´;ω;`)ウゥゥ

 

 

誰も給与作業をやりたがらなくなります。

Σ( ̄□ ̄|||)えっ!!

 

 

CSVを利用する最大のメリット

 

 

入力間違いも無くなります。

 

入力間違いも無くなります。

 

そう、根っこは↑ここです!

 

 

CSVファイルを利用する最大の目的です。

ここのところを認識しておくと、仕事がよりスムーズになると思います。

 

 

バックオフィスは営業とちがって正確性が重要視されます。

営業の方ごめんなさい。単なる言葉のアヤです。

m(__)m

 

ツーエントリーよりもワンエントリー

 

入力作業は、

 

「ワンエントリー」

「1エントリー」

「1Entry」

 

システムを開発するときも、これが基本です。

 

「人が入力するところに間違いあり!」

 

です。

 

・2エントリー

 

①現場従業員が出勤データを入力する。

  ↓

②総務担当者が給与ソフトに入力する

 

2エントリーです。出勤データの入力作業は2回です。

②で入力ミスの可能性が起こります。

これは回避できません。

 

「そもそも同じデータを時間と手間をかけて、再入力するなんて無駄ですよね」

 

 

・1エントリー

 

①現場で出勤データを入力する。

  ↓

②総務担当者がボタン1つでCSVに変換後、給与ソフトにインポートする

 

①の1エントリーのみです。出勤データの給与ソフトへの入力作業はありません。②で入力ミスは起こりません。入力作業がないからです。

 

 

このワンエントリーのためにCSVファイルを活用するんです。

認識しておきましょう!

 

最後に、

 

「2人でチェックする(ダブルチェック)とか不要になります」

「人件費と作業時間の削減メリットは計り知れません」

「入力ミスもなくなります」

 

CSVファイルを利用するメリットはたくさんありますよね。

参考になったらうれしいです。

(^◇^)

 

日々のバックオフィス作業をコストをかけずに快適にしましょう!!

 

 

おしまい

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